Beglaubigte oder einfache Übersetzung richtig wählen

Wer ein Dokument übersetzen lassen möchte, steht schnell vor der Frage, ob eine beglaubigte Übersetzung nötig ist oder ob eine einfache Fachübersetzung ausreicht. Die Antwort hängt davon ab, wer das Dokument erhält und wofür es verwendet wird. Eine falsche Wahl kann dazu führen, dass ein Antrag abgelehnt wird, zusätzliche Kosten entstehen und wichtige Fristen verstreichen. Umgekehrt bezahlt man unnötig mehr, wenn eine Beglaubigung gar nicht verlangt wird.

Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen einer beglaubigten Übersetzung und einer einfachen Übersetzung, nennt typische Beispiele und gibt praktische Tipps für die Bestellung.

Was eine einfache Übersetzung ist

Eine einfache Übersetzung wird von einer professionellen Fachübersetzerin oder einem Fachübersetzer angefertigt, trägt aber weder Stempel noch Bestätigungsvermerk. Sie eignet sich für Geschäftskorrespondenz, Marketingtexte, Websites, technische Dokumentation, interne Berichte und viele andere Inhalte, die nicht bei einer Behörde eingereicht werden.

Auch hier gilt ein hoher Qualitätsanspruch. Ein Vertrag, der für die interne Prüfung übersetzt wird, muss inhaltlich genau stimmen, auch wenn er nie einem Gericht vorgelegt wird. Der Unterschied liegt in der rechtlichen Wirkung, nicht in der Sorgfalt.

Was eine beglaubigte Übersetzung ausmacht

In Deutschland dürfen nur Übersetzerinnen und Übersetzer, die von einem Landgericht oder Oberlandesgericht ermächtigt oder beeidigt wurden, Übersetzungen beglaubigen. Sie bestätigen mit Unterschrift, Stempel und einem Vermerk, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Die Übersetzung wird üblicherweise mit einer Kopie des Originals verbunden.

Beglaubigte Übersetzungen werden von Behörden, Gerichten, Notaren, Standesämtern und Hochschulen anerkannt. Ermächtigte Fachleute lassen sich über die gemeinsame Datenbank der Justizverwaltungen finden.

Wann eine Beglaubigung verlangt wird

Typische Anlässe sind Eheschließungen, Einbürgerungen, Aufenthaltstitel, Rentenanträge, Erbschaftsangelegenheiten, Gerichtsverfahren, die Anerkennung ausländischer Abschlüsse und die Einschreibung an einer Hochschule. In all diesen Fällen verlangen die zuständigen Stellen in der Regel eine beglaubigte Fassung.

Ein häufiges Beispiel sind Personenstandsurkunden. Wer im Ausland geheiratet hat und die Ehe in Deutschland anerkennen lassen oder einen Namen ändern möchte, muss oft die Heiratsurkunde übersetzen lassen, und zwar durch eine ermächtigte Fachkraft.

Auch beim Umschreiben ausländischer Fahrerlaubnisse ist eine Übersetzung fast immer Pflicht. Wer seinen Führerschein übersetzen lässt, sollte vorher bei der Fahrerlaubnisbehörde nachfragen, welche Form akzeptiert wird. Informationen zum Umtausch ausländischer Führerscheine bietet das Bundesministerium für Digitales und Verkehr.

Apostille und Legalisation

Neben der Übersetzung verlangen Behörden bei ausländischen Urkunden häufig einen Echtheitsnachweis. Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, stellen eine Apostille aus. Bei anderen Ländern ist eine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung nötig. Am besten beschaffen Sie diese Bestätigung vor der Übersetzung, damit sie gleich mit übersetzt werden kann.

So finden Sie heraus, was Sie brauchen

Der einfachste Weg ist ein Blick in die Unterlagen der Stelle, bei der Sie das Dokument einreichen. Formulare und Merkblätter geben meist an, ob eine beglaubigte Übersetzung verlangt wird. Im Zweifel hilft ein kurzer Anruf oder eine E-Mail an die Behörde.

Teilen Sie Ihrem Übersetzungsbüro außerdem mit, wofür die Übersetzung bestimmt ist. Erfahrene Teams kennen die Anforderungen von Standesämtern, Ausländerbehörden und Hochschulen und können Sie entsprechend beraten.

Dokumente für das Ausland

Soll eine deutsche Urkunde im Ausland verwendet werden, gelten oft andere Regeln. Manche Staaten akzeptieren Übersetzungen deutscher ermächtigter Übersetzer, andere verlangen eine Übersetzung durch eine im Zielland zugelassene Person oder eine zusätzliche Bestätigung durch das Konsulat. Erkundigen Sie sich vorab bei der Botschaft des jeweiligen Landes.

Unterlagen richtig vorbereiten

Senden Sie gut lesbare Scans aller Seiten, auch der Rückseiten, wenn sich dort Stempel oder Vermerke befinden. Achten Sie auf einheitliche Schreibweisen von Namen und weisen Sie auf bekannte Abweichungen hin, etwa zwischen Reisepass und Geburtsurkunde. Wenn Sie mehrere Originalexemplare der beglaubigten Übersetzung benötigen, geben Sie das gleich bei der Bestellung an.

Kosten und Lieferzeiten

Beglaubigte Übersetzungen kosten etwas mehr als einfache Übersetzungen, weil zusätzliche Prüfung und Verwaltungsaufwand anfallen. Bei kurzen Urkunden ist der Unterschied meist gering. Die Bearbeitung dauert häufig zwei bis fünf Werktage, je nach Sprache und Umfang. Der Postversand der Originale verlängert die Lieferzeit, sofern die Behörde keine elektronisch signierte Fassung akzeptiert.

Häufige Fehler vermeiden

Zu den häufigsten Fehlern gehört es, eine einfache Übersetzung zu bestellen, obwohl eine Beglaubigung verlangt wird, oder die Übersetzung ohne die verbundene Kopie des Originals einzureichen. Auch Übersetzungen durch Angehörige werden von Behörden in der Regel nicht anerkannt, selbst wenn diese die Sprache perfekt beherrschen.

Kopien für später aufbewahren

Bewahren Sie beglaubigte Übersetzungen sorgfältig auf und erstellen Sie digitale Kopien. Viele Dokumente werden im Laufe der Jahre mehrfach benötigt, etwa für Verlängerungen, Einbürgerung oder Anträge von Familienangehörigen.

Beglaubigung bei Geschäftsdokumenten

Nicht nur Privatpersonen benötigen beglaubigte Übersetzungen. Auch Unternehmen müssen regelmäßig amtliche Fassungen vorlegen, etwa Handelsregisterauszüge für die Gründung einer Niederlassung im Ausland, Gesellschaftsverträge für Banken oder Urteile für ein Vollstreckungsverfahren. Bei Ausschreibungen in anderen Ländern werden häufig beglaubigte Nachweise über Zertifikate und Steuerunterlagen verlangt. Wer solche Dokumente öfter braucht, profitiert von einem festen Übersetzungspartner, der die Unterlagen bereits kennt und Aktualisierungen schnell bearbeiten kann.

Die richtige Wahl treffen

Einfache Übersetzungen decken den Alltag von Unternehmen und Privatpersonen ab, beglaubigte Übersetzungen geben amtlichen Dokumenten die rechtliche Sicherheit, die Behörden erwarten. Wer die Anforderungen vorab prüft und mit einem erfahrenen Übersetzungsbüro zusammenarbeitet, spart Zeit, Geld und Nerven.